I donatori, come tutti sappiamo, rappresentano la spina dorsale della tua organizzazione non profit. Senza il loro supporto, non saresti in grado di raggiungere la tua missione, diffondere la tua causa o creare consapevolezza riguardo ai problemi che la tua ONP cerca di risolvere è quindi saggio e cortese ringraziare sempre i donatori con una mail o una lettera cartacea.
Ecco perché fare vedere ai tuoi donatori che il loro contributo ha un impatto nel mondo reale, è fondamentale per trasformarli o farli rimanere membri attivi della tua comunità.
Per questo motivo conoscere e comunicare “personalmente” con i tuoi sostenitori è molto importante, e uno dei modi migliori per farlo è quello di inviare una mail o una lettera di ringraziamento che racconti efficacemente come i fondi donati da “Mario Rossi”, assieme agli sforzi della tua organizzazione, hanno cambiato un pezzettino di mondo.
Quasi tutte le organizzazioni non profit inviano mail (o lettere) di ringraziamento ai propri donatori, ma non hanno sempre ben chiaro che cosa dovrebbero contenere le comunicazioni, come dovrebbero apparire o quando dovrebbero essere inviate.
In questo articolo, ti suggeriremo le due comunicazioni fondamentali che la tua ONP non può rinunciare ad inviare e ti aiuteremo a ringraziare nel modo migliore i tuoi sostenitori.
Che cosa si intende per ringraziare i donatori?
Se sei nuovo nella raccolta di fondi o non hai molta esperienza nella gestione della comunicazione per un’organizzazione senza scopo di lucro, potrebbe valere la pena di fare un piccolo ripasso su ciò che è e rappresenta un feedback di ringraziamento verso i donatori.
In generale, ci sono due tipi fondamentali di comunicazioni che le organizzazioni non profit possono inviare ai loro sostenitori dopo una donazione: vediamoli insieme.
Messaggi di ringraziamento e informativi sulle attività della tua Associazione
Questi sono messaggi (spesso standardizzati) che ringraziano le persone subito dopo che hanno effettuato la donazione e per essere più efficaci oltre a contenere un grosso graziee dovrebbero spiegare come i fondi vengono utilizzati dal tuo ente appartenente al Terzo Settore.
Questo tipo di comunicazione per la tua Onlus ha un grande valore in quanto, più i tuoi donatori ritengono che i loro contributi siano utili e apprezzati, più sarà probabile che rimangano coinvolti nella tua organizzazione e continuino a sostenerla.
CONSIGLIO: ringrazia in modo formale ma non fermarti a un “grazie per la tua donazione”, prosegui la mail mostrando le attività della tua ONP e, se possibile, in che modo verrà usata quella specifica cifra donata (pensa ad esempio alle campagne di acquisto vaccini “con 5 euro compri tot dosi” o di aiuto all’istruzione “i tuoi 10 euro sono serviti per acquistare due quaderni, una penna e lo zainetto a Sadir, che frequenta la prima elementare”). Se ne hai la possibilità includi foto e ringraziamenti personalizzati da parte delle persone che hanno ricevuto i benefici della donazione.
Messaggi utili per gestire le detrazioni fiscali e la burocrazia
Chi dona, lo abbiamo visto mille volte, spesso lo fa senza pensare a nient’altro che a fare del bene.
Capita quindi che le persone non sappiano che le donazioni (anche grazie alla Riforma del Terzo Settore) possono essere detratte in percentuale dalla dichiarazione dei redditi.
Ti suggeriamo, quindi, di studiare bene che tipo di donazioni possono essere detratte e in che modo e fornire tutte queste informazioni ai tuoi donatori in tempo per la dichiarazione dei redditi.
Inviare loro un prospetto delle donazioni effettuate nel corso dell’anno fiscale e tutti i moduli e le ricevute poco prima dell’inizio del “periodo della denuncia dei redditi” è sicuramente un modo per mostrare apprezzamento verso chi ha donato e aiutarlo nel disbrigo delle pratiche burocratiche. Siamo sicuri che ogni persona apprezzerà questo tuo gesto e se ne ricorderà quando dovrà decidere a chi devolvere una nuova donazione.
CONSIGLIO: cerca di pianificare l’invio delle lettere riguardanti le detrazioni con anticipo rispetto alla scadenza della presentazione della dichiarazione dei redditi.
Potresti aver bisogno di tempo per rispondere alle inevitabili domande di chiarimento da parte dei tuoi donatori.
Se sei una organizzazione di grandi dimensioni potresti anche aver bisogno di aumentare le persone addette a rispondere ai quesiti dei donatori in questo periodo.
Come risparmiare tempo senza perdere la spontaneità
Per i messaggi di ringraziamento informali, la regola empirica standard è di automatizzare questi messaggi in modo che vengano spediti nel momento in cui la donazione viene registrata (sia che si tratti di donazione on line o off line).
Prima ringrazi i donatori, meglio è!
Molto spesso, però, le donazioni non arrivano tutte in un unico modo. Potresti ricevere donazioni per strada tramite i dialogatori o i banchini informativi, con un sms, tramite una telefonata al tuo call center, tramite un sito di crowdfunding o la pagina del tuo sito dedicata e, ancora, potresti riceverle tramite Facebook o altri social che permettono le raccolte fondi e mille altri modi.
A seconda della grandezza della tua Non Profit e del volume di donazione che ricevi potresti non riuscire a seguire tutto manualmente e quindi ti consigliamo di iniziare a valutare l’utilizzo di software di automazione per questi task.
In commercio ne esistono molti, alcuni semplici altri molto più complessi. Alcuni che si integrano con altri programmi che magari utilizzi già (pensiamo ad esempio al software per l’invio delle newsletter), altri che hanno tutto integrato al loro interno o che possono essere modulati seguendo le tue esigenze e adattati alla tua organizzazione come un vestito su misura.
Noi ve ne suggeriamo tre.
- Il primo è forse il più conosciuto in Italia, si chiama MyDonor (sito web) ed è una suite di strumenti modulare che promette di porre la persona la centro dell’organizzazione non profit. Non ci sono i prezzi sul sito ma puoi chiamare il numero verde o contattarli on line per esporre le esigenze della tua ONP ed avere un preventivo personalizzato.
- Il secondo che abbiamo analizzato è CharityProud (sito web) che ti consente di gestire le anagrafiche, accettare donazioni, inviare comunicazioni e visualizzare i report da un’unica comoda posizione. I prezzi per questo CRM partono da 50$ al mese ma ha un contro: è un software americano e non ci risulta ci sia assistenza in italiano.
- Il terzo che abbiamo avuto la possibilità di conoscere e testare al Festival del Fundraising è un software creato in Italia su base opensource. Si chiama Donodoo (sito web) e come il primo è un software modulare e personalizzabile.
Fa parte del progetto MetaDonors (sito web) ed è possibile prenotare direttamente dal sito una dimostrazione gratuita anche nella sede della tua organizzazione.
Non abbiamo una particolare preferenza a riguardo ma, se deciderai di testarli e darci la tua opinione aiuterai anche le altre organizzazioni nella scelta 🙂
